Wenn man am Montagmorgen zu einer Tour ankommt und der auf Philia angezeigte Plan nicht mit den am Freitagabend übermittelten Informationen übereinstimmt, beginnt der Tag schlecht. Diese Diskrepanz zwischen dem theoretischen Plan und der Realität vor Ort ist das erste Ärgernis, das von den Pflegekräften des ADMR-Netzwerks gemeldet wird.
Die Software Philia ADMR im Alltag zu beherrschen, bedeutet nicht, alle Menüs auswendig zu kennen, sondern schnell zu reagieren, wenn das Tool und die Realität nicht mehr übereinstimmen.
Zugriffsrechte Philia ADMR: Überprüfen Sie Ihren Umfang vor jeder Manipulation
Bevor man versucht, irgendetwas in Philia zu korrigieren, muss man sicherstellen, dass unser Konto Zugriff auf die richtigen Bereiche und die richtigen Empfänger hat. Ein Mitarbeiter, der zwei benachbarte Gemeinden betreut, kann mit einem eingeschränkten Zugang zu nur einem Bereich konfrontiert werden, was einen Teil seines Plans unsichtbar macht.
Die Segmentierung nach Bereich in Philia wurde aus Datenschutzgründen verstärkt. Jedes Konto ist auf einen bestimmten Umfang beschränkt. Wenn man die Akte eines Empfängers außerhalb unserer Zone einsehen möchte, wird die Information einfach nicht angezeigt. Bevor man einen Fehler meldet, überprüft man zuerst mit dem örtlichen Verband, dass die Zugriffsrechte tatsächlich mit unserer realen Tour übereinstimmen.
Ein weiterer Punkt, den man nicht vernachlässigen sollte: Wenn ein Kollege den Verband verlässt, muss sein Zugang zu Philia sofort gesperrt werden. Wenn man seine Einsätze übernimmt, müssen auch die eigenen Rechte umgehend aktualisiert werden. Die Rückmeldungen aus der Praxis zeigen, dass diese Verzögerung bei der Aktualisierung eine häufige Quelle für unvollständige Pläne ist.
Außerdem finden wir ein Tutorial für die Software Philia ADMR, das diese Logik des Umfangs für neue Mitarbeiter detailliert beschreibt.
Korrekturen der Stempelzeiten in Philia: die tägliche Routine, die die Gehaltsabrechnung sichert
Die mobile Stempelung in Philia erfasst die Ankunfts- und Abfahrtszeiten bei jedem Empfänger. Theoretisch ist alles automatisch. In der Praxis sammeln sich die Abweichungen schnell an: Vergessen, beim Ankommen zu stempeln, instabiles Mobilfunknetz, nicht aktualisierte verlängerte Einsätze.
Überprüfen Sie Ihre Stempelzeiten jeden Abend
Die gute Praxis besteht darin, seine Stempelzeiten am Ende des Tages zu überprüfen, nicht am Ende der Woche. Jede Änderung muss datiert und im System erfasst werden. Eine am selben Tag korrigierte Stempelung wird selten angefochten, eine fünf Tage später geänderte Stempelung kann beim Stundenausgleich problematisch sein.
Konkret öffnet man den Verlauf des Tages in Philia und vergleicht ihn mit seinen persönlichen Notizen (die tatsächliche Ankunftszeit, die effektive Dauer). Wenn eine Abweichung auftritt, meldet man dies über den von der Organisation vorgesehenen Kanal, in der Regel die interne Philia-Nachricht.
Was die Software Philia nicht allein überprüft
Philia erfasst Rohdaten. Das Tool erkennt nicht automatisch, dass ein 45-minütiger Einsatz in Wirklichkeit eine Stunde und fünfzehn Minuten gedauert hat, weil der Empfänger zusätzliche Unterstützung benötigte. Es liegt am Mitarbeiter, die Abweichung zu melden, damit die Bereichsleiterin den Plan anpasst und die Gehaltsabrechnung die tatsächliche Arbeit widerspiegelt.
- Überprüfen Sie jeden Abend, dass die gestempelten Stunden den durchgeführten Einsätzen entsprechen
- Melden Sie jede Abweichung über die interne Philia-Nachricht, nicht per SMS oder WhatsApp
- Bewahren Sie einen persönlichen Nachweis (Notizbuch, Screenshot) der tatsächlichen Zeiten im Falle eines Streits auf
Interne Philia-Nachricht und Vertraulichkeit der Empfängerdaten
Wir haben alle den Reflex, einer Kollegin schnell eine SMS zu senden, um über eine Planänderung zu informieren oder ein Problem bei einem Empfänger zu melden. Auf regulatorischer Ebene stellt diese Gewohnheit ein echtes Problem dar. Die Informationen über die Empfänger (Gesundheitszustand, Beobachtungen, Kontaktdaten) dürfen nicht über unsichere Kanäle übermittelt werden.
Die interne Nachricht von Philia ist der einzige konforme Kanal, um Informationen zu den Einsätzen auszutauschen. WhatsApp, SMS und persönliche E-Mails garantieren weder die Rückverfolgbarkeit noch den Datenschutz im Sinne der DSGVO. Über Philia zu kommunizieren, schützt auch einen selbst: Im Falle einer Kontrolle oder Beschwerde sind die internen Austauschdaten datiert und archiviert.
Die Rückmeldungen zu diesem Punkt variieren je nach den Verbänden. Einige tolerieren weiterhin SMS für logistische Notfälle (Verspätung, Schlüssel nicht gefunden), aber der Trend ist klar: Alles, was den Empfänger betrifft, muss in Philia bleiben.
Benutzerkomitee Philia: der ungenutzte Hebel zur Meldung von Problemen
In den Verbänden, in denen Philia im Alltag am besten funktioniert, gibt es ein gemeinsames Merkmal: ein Benutzerkomitee trifft sich regelmäßig, um Anomalien zu melden. Es ist kein weiteres Treffen, sondern ein kurzer Weg zwischen der Praxis und den Personen, die das Tool konfigurieren.
Das Prinzip ist einfach. Eine Gruppe von Mitarbeitern und Vorgesetzten testet die Entwicklungen vor der allgemeinen Einführung, meldet wiederkehrende Fehler und schlägt Anpassungen der Konfiguration vor. Ohne diese Schnittstelle werden die Probleme nur sporadisch gemeldet, oft zu spät, um vor dem Abschluss der Gehaltsabrechnung behoben zu werden.
- Identifizieren Sie zwei oder drei freiwillige Mitarbeiter pro Bereich, um das Komitee zu bilden
- Setzen Sie eine kurze Frequenz (alle zwei bis drei Wochen) fest, um die Rückmeldungen zu bearbeiten
- Dokumentieren Sie jede gemeldete Anomalie mit einem Screenshot und dem Kontext des Einsatzes
- Testen Sie die Updates von Philia in einem begrenzten Umfang, bevor Sie sie auf den gesamten Verband anwenden
Diese Vorgehensweise reduziert die Planungsfehler und beschleunigt die Kompetenzentwicklung der Teams auf der digitalen Plattform. Die häusliche Unterstützung gewinnt an Qualität, wenn das Einsatzmanagement-Tool zuverlässig ist.
Die Beherrschung von Philia im Alltag beruht letztendlich auf drei Gewohnheiten: Überprüfen Sie Ihre Zugriffsrechte bei jeder Touränderung, kontrollieren Sie Ihre Stempelzeiten jeden Abend und verwenden Sie ausschließlich die interne Nachricht für den Austausch mit den Empfängern. Der Rest ist Praxis und ein aktives Benutzerkomitee, damit die Rückmeldungen aus der Praxis nicht ungehört bleiben.